Responsable du bureau des Masters F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Sur le campus Etoile, le service de scolarité de l'Unité de Formation et de Recherche (UFR) Sciences gère le cursus des étudiants de licence, master et doctorat du recrutement à la délivrance de son diplôme. Il est composé de 3 bureaux : licence, master et doctorat.

Au sein du service, le responsable du bureau des Masters aura pour missions principales :

Encadrement

• Anime et encadre une équipe de 8 gestionnaires de scolarité

• Traite en collaboration avec le chef de service les dossiers transversaux pour les Masters

• Coordonne et fait organiser les examens de Masters et veille au bon déroulement des épreuves - Applique et fait appliquer les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité.

• Fait appliquer les procédures arrêtées par la Direction des études et l'UFR et en assure la veille juridique

• Coordonne les opérations de suivies relatives à la gestion des alternants avec le CFA et les responsables de formation

Accueil et gestion administrative pour les étudiants de masters

• Assure l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants.

• Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants (Commission Pédagogique).

• Assure le suivi des inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées.

• Saisit et suit l'emploi du temps des filières et des salles.

• Vérifie les conventions de stages, les modifie en cas de besoin, et assure le suivi des conventions aux diverses étapes de leur validation.

• Participe à I t organisation matérielle des examens : collecte des sujets d'examens, collecte des copies, saisie des notes...

• Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats...

• Assure la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à l'attention des étudiants si nécessaire.

• Edite et remet à l'usager des documents administratifs (ex, : attestations, relevés de notes...).

• Assure le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

• Participe aux opérations de logistique du service.

Missions transverses au service

• Facilite l'accompagnement des étudiants de masters (animation journées de rentrée, portes ouvertes, trombinoscopes..).

• Répond aux enquêtes demandées par l'UFR.

• Contribue aux actions de communication de l'UFR.

• Travaille en relation étroite avec la responsable bureau des Licences.

• Supervise et coordonne les formations en alternance

Vous avez une connaissance générale des techniques de gestion administratives et pédagogiques.

Vous connaissez la réglementation en vigueur en matière de scolarité, et comprenez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant.

Vous avez de l'expérience en encadrement et animation d'équipe.

Vous maitrisez les outils métiers tels qu'Apogée, ADE, Ipro et e-candidat.

Enfin, vos aptitudes relationnelles, votre rigueur ainsi que votre sens des initiatives sont des qualités précieuses dans l'exercice de vos attributions.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

A réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable…

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social