Responsable du bureau des Masters F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Sur le campus Etoile, le service de scolarité de l'UFR Sciences gère le cursus des étudiants de licence, master et doctorat du recrutement à la délivrance de son diplôme. Il est composé de 3 bureaux : licence, master et doctorat.

Au sein du service, le responsable du bureau des Masters aura pour missions principales :

Encadrement

• Anime et encadre une équipe de 8 gestionnaires de scolarité

• Organise et supervise l'activité du Bureau

• Traite en collaboration avec le chef de service les dossiers transversaux pour les Masters (instruire les demandes émanant de la direction et des services de l'UFR, paramétrer APOGEE pour les examens et les IP, etc...)

• Coordonne et fait organiser les examens de Masters et veille au bon déroulement des épreuves - Applique et fait appliquer les procédures de l'Université et de l'UFR en matière de scolarité.

• Fait appliquer les procédures arrêtées par la DEVE et l'UFR et en assure la veille juridique

• Coordonne les opérations de suivies relatives à la gestion des alternants avec le CFA et les responsables de formation

Accueil et gestion administrative pour les étudiants de masters

• Assure l'accueil, l'information et l'orientation physique, téléphonique et électronique des étudiants et futurs étudiants.

• Assure la gestion administrative des opérations de recrutement des étudiants (Commission Pédagogique).

• Assure le suivi des inscriptions administratives, pédagogiques et les opérations associées.

• Saisit et suit l'emploi du temps des filières et des salles.

• Vérifie les conventions de stages, les modifie en cas de besoin, et assure le suivi des conventions aux diverses étapes de leur validation.

• Assure l'information des étudiants sur les questions relatives aux examens et jurys.

• Participe à I t organisation matérielle des examens : collecte des sujets d lexamens, collecte des copies, saisie des notes...

• Participe à la préparation et à l'organisation matérielle des jurys : édition des PV, corrections, affichage des résultats...

• Assure la reprographie des documents administratifs et pédagogiques à l'attention des étudiants si nécessaire.

• Edite et remet à l'usager des documents administratifs (ex, : attestations, relevés de notes...).

• Assure le relais entre l'équipe pédagogique et les étudiants.

• Participe aux opérations de logistique du service.

• Classe et archive les documents et informations.

Missions transverses au service

• Facilite l'accompagnement des étudiants de masters (animation journées de rentrée, portes ouvertes, trombinoscopes..).

• Répond aux enquêtes demandées par l'UFR.

• Contribue aux actions de communication de l'UFR.

• Travaille en relation étroite avec la responsable bureau des Licences.

• Supervise et coordonne les formations en alternance

Positionnement hiérarchique :

Vous serez affecté au bureau des Masters et placé sous l'autorité hiérarchique du chef de service de scolarité et en lien fonctionnel avec les responsables de filières.

Environnement et contexte de travail :

Astreintes particulières pendant les périodes d'examens et d'inscriptions administratives.

Vous avez une connaissance générale des techniques de gestion administratives et pédagogiques.

Vous connaissez la réglementation en vigueur en matière de scolarité, et comprenez la politique sociale au bénéfice de l'étudiant.

Vous avez de l'expérience en encadrement et animation d'équipe.

Vous maitrisez les outils métiers tels qu'Apogée, ADE, Ipro et e-candidat.

Enfin, vos aptitudes relationnelles, votre rigueur ainsi que votre sens des initiatives sont des qualités précieuses dans l'exercice de vos attributions.

Les avantages AMU :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaire

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents