CDD 6 mois - Gestionnaire administratif ·ve au bureau d'appui à la pédagogie - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

amU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

amU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Le Bureau d’Appui à la Pédagogie (BAP) des filières Lettres, Arts et Science du Langage est composé de :

• 3 gestionnaires pédagogiques,

• 1 secrétaire administrative,

• 1 technicienne en vidéothèque et sonothèque,

• 1 ingénieur d’études, en soutien technique et pédagogique des enseignements artistiques et une ingénieure d’étude pour la coordination de la formation à distance.

Le BAP a pour mission principale le soutien à l’enseignement, l’appui auprès des enseignants dans le cadre de toutes leurs demandes relevant des activités de secrétariat pédagogique, ainsi que la gestion des activités liées à l’offre de formation. Il fonctionne dans le respect du principe de continuité de service, avec une large amplitude horaire d’ouverture et repose sur la mutualisation des compétences et la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Le BAP a en charge le département des Lettres modernes, des arts composé par section : Arts plastiques, théâtre, musicologie, cinéma audiovisuelle, médiation culturelle ainsi que la filière sciences du langage. Un portefeuille de gestion de filières est attribué principalement à chaque agent.

La personne recrutée assure le soutien administratif et pédagogique des formations en accompagnant les enseignants dans la gestion quotidienne de leurs activités : emplois du temps, salles, groupes d’étudiants, services d’enseignement et intervenants extérieurs.

Elle contribue également au suivi et à la mise à jour des informations relatives aux formations, à l’accueil et à l’information des étudiants et des enseignants, ainsi qu’à la communication sur l’offre de formation.

Elle participe enfin au bon fonctionnement du service en assurant diverses missions de secrétariat, de soutien logistique et de gestion des fournitures.

Vous disposez de bonnes capacités d’organisation et de planification, ainsi que d’une première expérience dans la gestion administrative et le suivi de dossiers. À l’aise avec les outils bureautiques et les applications informatiques, vous savez mettre à jour et fiabiliser des informations, suivre plusieurs activités en parallèle et coordonner les échanges avec différents interlocuteurs.

Rigoureux(se), méthodique et réactif(ve), vous savez vous adapter aux évolutions de l’activité et faire preuve de polyvalence, notamment lors des périodes de forte activité. Votre sens de l’accueil, de l’écoute et du service vous permet d’accompagner efficacement les étudiants, les enseignants et les différents partenaires. Discret(ète), diplomate et respectueux(se) de la confidentialité, vous appréciez le travail en équipe et savez collaborer au sein d’un environnement mutualisé.

Poste à pourvoir en septembre ou début octobre – CDD 6 mois

Temps de travail 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi

Rémunération : 1491€ net / mois

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 25 jours de congés dès votre prise de poste

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social