Responsable administratif·ve de l'école de Médecine - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Contexte du poste :

Les études dispensées au sein de l'École de médecine sont soumises à un corpus législatif et réglementaire spécifique car elles ont la particularité de comprendre, au fil des 3 cycles de formation, des épreuves d'accès sélectifs, examens classants et concours. Les différentes réformes jalonnant ces parcours nécessitent de maintenir une adaptation également en lien avec l'offre de formation pilotée au sein de la composante et d'amU.

La Faculté des Sciences Médicales et Paramédicales (SMPM) d’Aix-Marseille Université, est organisée autour d’un triple enjeu de formation (initiale/continue), de recherche et de soins. L’UFR est composée de cinq Écoles, médecine, médecine dentaire, maïeutique, sciences de la réadaptation, sciences infirmières, un Département des Masters, 14 unités mixtes de recherches, 4 unités d’appui à la recherche, 6 instituts d’établissements. Nos chiffres clés : 17 700 étudiants, 597 enseignants, 300 administratifs.

Votre mission :

Vous évoluerez dans un environnement soumis à de fortes évolutions réglementaires, nécessitant un travail de pédagogie particulier, aux côtés des enseignant·e·s responsables des unités d'enseignement, du cabinet du Doyen, de la direction administrative, ainsi que des services en charge du volet formation (scolarité, examens, application et données) et du comité des études. En externe, vous participerez à la coordination des activités en partenariat avec les partenaires institutionnels tels que le CNG, l'ARS et l'AP-HM. Vous prendrez part, comme l'ensemble du personnel de l'UFR, à l'organisation de l'examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé), des ECOS, ainsi qu'à la tenue des bureaux de vote lors des élections.

Vos activités principales porteront sur plusieurs dimensions :

Volet organisationnel

• Assister le Directeur de l'École de Médecine dans l'ensemble de ses missions.

• Assurer l'encadrement des personnels (4 catégories C et B), leur apporter ressources et expertise dans les domaines de la gestion administrative.

• Participer à la déclaration de service des enseignant·e·s mono-appartenant·e·s et à la gestion des dossiers de vacataires.

• Proposer et concevoir, dans une démarche qualité, des outils de gestion administrative, des processus et des documents pour améliorer et articuler le fonctionnement de la structure avec celui de la FSMPM, dont la cartographie des activités, les tableaux de bord, les indicateurs, et produire les bilans et statistiques associés.

• Gérer l'organisation des locaux et des équipements nécessaires aux activités de l'école.

Volet pédagogique

• Participer à la coordination des actions de formation initiale en lien avec les enseignant·e·s et les services administratifs dans le domaine de la pédagogie (scolarité, examens, formation continue, application des données) et du fonctionnement général (services techniques, logistique, communication…).

• Encadrer l'organisation administrative du bureau de préparation à l'internat et du département de médecine générale, en lien fonctionnel avec les responsables pédagogiques.

• Gérer les aspects administratifs des actions de formation (maîtres et maîtresses de stage, service sanitaire…) en lien avec les partenaires institutionnels AP-HM, CNG, ARS.

• Élaborer les divers documents (programmes, maquettes, plannings, calendriers universitaires, MCC, BCC…), sous divers formats, en assurer la diffusion auprès des enseignant·e·s et/ou via les canaux institutionnels, ainsi que l'exploitation et la mise à jour au travers de bases de données.

• Assurer l'organisation de l'enseignement et des séances d'évaluation de l'habilitation pédagogique des candidat·e·s à un poste de PU-PH et MCU-PH.

• Assister les équipes d'enseignant·e·s dans la conduite de leurs projets.

• Assurer un accompagnement des étudiant·e·s en médecine en lien avec le comité des études.

• Accueillir, informer, orienter et accompagner les divers publics des formations en médecine.

Volet institutionnel

• Conseil de l'École : participer au processus électoral des membres, organiser les séances (ordre du jour, convocations, secrétariat, procès-verbaux…).

• Comité des études : y participer.

• Conseil de faculté : participer au bureau du Conseil pour la détermination de l'ordre du jour.

• Autres instances (commissions pédagogiques, jurys et conseils de perfectionnement de chaque formation) : organiser et/ou participer à leur composition et à leurs sessions.

• Réunions de direction : participer aux sessions lors des revues d'actualité et/ou des présentations thématiques.

• Suivre l'évolution de la réglementation dans le domaine des études médicales et participer au réseau des « référent·e·s recours » au sein de la Direction administrative, pour la prévention et la gestion des pré-réclamations atypiques, voire du contentieux.

• Participer et/ou assurer l'instruction de dossiers complexes en vérifiant leur conformité réglementaire.

• Participer à la gestion des conventions d'ordre pédagogique, financier et/ou RH relevant de l'école, et notamment du DUMG.

Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur ainsi que la réglementation applicable aux études de médecine, et vous maîtrisez la conception de procédures de gestion des activités de formation. Vous savez conduire des projets, planifier les activités selon les priorités et instruire des dossiers complexes en garantissant leur conformité réglementaire.

Vous êtes reconnu·e pour votre autonomie, votre sens de l'initiative et votre capacité à faire des propositions et à les mettre en œuvre. Vous savez identifier, mobiliser et valoriser les compétences individuelles et collectives, tout en étant à l'écoute de l'équipe pédagogique.

Enfin, vous faites preuve de qualités relationnelles et de maîtrise de soi dans vos échanges avec les partenaires, les usagers et l'ensemble de l'environnement professionnel.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social