Gestionnaire de scolarité - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Au sein de l'IUT de Marseille, sous l’autorité hiérarchique du référent de la scolarité de site, le gestionnaire de scolarité assure la gestion administrative des étudiants, depuis leur candidature jusqu'à la délivrance de leur diplôme.

L'agent recruté veille à la bonne application des procédures et de la réglementation relatives à la scolarité et contribue au bon fonctionnement du service ainsi qu'à la qualité de l'accueil et de l'accompagnement des étudiants.

Il est l'interlocuteur privilégié des étudiants pour leurs démarches administratives et travaille en collaboration avec les responsables de formation, les équipes pédagogiques, les enseignants et les différents services de l'université.

Activités principales

1. Accueil, information et accompagnement des usagers

• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiants, les candidats et les autres usagers.

• Informer et orienter les usagers en fonction de leurs demandes.

• Assurer la gestion de la boîte mail de la scolarité et apporter les réponses de premier niveau.

• Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives et les informer sur les procédures et les échéances à respecter.

2. Gestion des candidatures et des inscriptions administratives

• Participer à l'organisation et au suivi des campagnes de candidature et d'inscription administrative.

• Examiner les dossiers de candidature et vérifier leur recevabilité ainsi que leur complétude sur les plateformes dédiées : eCandidat, Études en France et Mon Master.

• Vérifier les informations et les pièces justificatives transmises par les étudiants.

• Contrôler et valider les inscriptions administratives réalisées en ligne à l'aide des applications métiers (Apogée, Exploitation scolarité).

• Effectuer directement les inscriptions administratives des étudiants présentant des situations particulières.

• Produire et gérer les cartes étudiantes à l'aide de l'application ESUP-SGC.

3. Suivi administratif des étudiants et gestion des diplômes

• Assurer le suivi administratif des dossiers étudiants tout au long de leur parcours universitaire.

• Traiter les demandes de transfert de dossiers entre établissements (transferts entrants et sortants).

• Instruire les demandes de remboursement des droits d'inscription, notamment pour les étudiants boursiers, alternants ou démissionnaires.

• Assurer la gestion administrative des diplômes : vérification des informations, édition, classement et remise aux diplômés.

• Traiter les demandes de duplicata de diplômes.

• Réaliser les opérations administratives courantes : rédaction et mise en forme de documents, traitement du courrier, classement et archivage.

4. Participation à la vie de la composante

• Participer à l'organisation et au déroulement des événements institutionnels de l'IUT, notamment les journées portes ouvertes et les cérémonies de remise des diplômes.

• Contribuer à la diffusion des informations auprès des étudiants, par voie d'affichage ou par les outils de communication numérique.

• Participer à la continuité et au bon fonctionnement du service de scolarité.

Conditions particulières d'exercice

L'activité est organisée en fonction du calendrier universitaire et connaît des périodes de forte activité nécessitant une disponibilité et une capacité d'adaptation accrues, notamment :

• Lors des campagnes de candidature et d'inscription administrative.

• Au moment de la rentrée universitaire.

• Lors des opérations de délivrance des diplômes.

Ces périodes nécessitent une bonne organisation du travail, une gestion des priorités et une capacité à respecter les échéances.

Connaissances et savoirs :

-         Connaître l'organisation et le fonctionnement de l'enseignement supérieur.

-         Maîtriser la réglementation relative à la scolarité des étudiants.

-         Connaître l'organisation et l'offre de formation de l'IUT.

-         Connaître les règles de gestion administrative des diplômes.

Savoir-faire :

-          Appliquer les procédures administratives avec rigueur.

-          Organiser son activité et gérer les priorités.

-          Travailler en équipe et rendre compte de son activité.

-          S'adapter à l'évolution des procédures et des outils.

-          Utiliser les outils bureautiques et les applications métiers.

Savoir-être :

-          Sens du service public et de la qualité de l'accueil.

-          Excellent relationnel et aptitude à communiquer avec des interlocuteurs variés.

-          Rigueur, discrétion et respect de la confidentialité.

-          Autonomie et sens de l'organisation.

-          Réactivité et capacité à gérer les priorités. Résistance au stress.

-          Capacité à travailler sous contrainte de délais, notamment en période de forte activité

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social