Gestionnaire administratif F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La faculté d'Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH) est composée de 26 départements de formation sur 3 sites (Aix-en-Provence site Schuman, Marseille site St Charles et Arles), et dispose d'un Service de Formation à Distance (SFAD). Sa recherche repose sur 16 laboratoires dont 7 Unités Mixtes de Recherche. Elle accueille chaque année environ 16.000 étudiants.es, ce qui en fait la 2e faculté de l'université en nombre d"étudiants.es inscrits.es.

Elle comprend 155 personnels administratifs et 700 enseignants, enseignants-­chercheurs, doctorants contractuels et chargés de cours (environ 1 000 par an).

Le service Ressources Humaines d'ALLSH est piloté et animée par une responsable. Il est composé de deux bureaux, l'un est centré sur la gestion des personnels administratifs et enseignants, l'autre sur la gestion des heures de cours complémentaires, des services enseignants et des agents vacataires.

Le bureau de gestion des personnels administratifs et enseignants est composé d'une adjointe et de deux gestionnaires polyvalents.

Le bureau des agents vacataires, des heures de cours complémentaires (HCC), et des services enseignants est composé d'un.e adjoint.e et d'un.e gestionnaire.

Ces deux bureaux aux activités complémentaires ont vocation à fonctionner de façon cohérente et en parfaite harmonie et fluidité d'échanges. Leurs personnels sont amenés, dans le cadre d'une forme de polyvalence de premier rang, à collaborer au quotidien et à s'épauler, en fonction des périodes de « pics et de creux » des uns.es et des autres.

Le gestionnaire joue un rôle crucial dans le suivi de l'évolution de la réglementation en matière de recrutement des chargés de cours, tout en proposant des évolutions de procédures pour garantir leur conformité et efficacité. Il gère un portefeuille de chargés de cours. Son rôle est de vérifier la régularité administrative de leurs dossiers, tout en assurant le suivi des services d'enseignement à l'aide d'un logiciel spécifique. De plus, il enregistre et suit la mise en paiement des notices de rémunération.

En coordination avec la DRH centrale, le gestionnaire supervise les conventions des intervenants extérieur, vérifie que les services soient alignés avec l'offre de formation globale, tout en tenant compte des unités d'enseignement, du nombre de groupes et de la masse salariale allouée. Il soutient également le bureau en charge de la gestion des personnels administratifs et enseignants, en travaillant en collaboration avec l'adjoint.e de ce bureau pour vérifier l'adéquation des services selon les statuts et situations des enseignants, tels que les congés ou les décharges. De plus, il alimente des tableaux de bord, suit divers indicateurs pour aider les enseignants et vérifie la qualité des enseignements.

Ce poste requiert une grande rigueur administrative et une capacité à collaborer avec diverses équipes pour améliorer constamment les procédures en place.

Vous êtes diplômé(e) d’un Bac dans la gestion administrative ou avez une solide expérience dans ce domaine ?

Nous recherchons un gestionnaire dynamique et rigoureux pour rejoindre l'équipe du bureau des vacataires et HCC, qui jouera un rôle clé dans la gestion des chargés de cours et du personnel universitaire.

Vous serez au cœur de la gestion administrative et réglementaire, pour cela il vous faudra apprendre à maîtriser les procédures et les outils bureautiques pour assurer une organisation optimale et tout en respectant les délais.

Votre capacité à analyser et appliquer les cadres réglementaires, à rendre compte des différentes étapes de vos missions, à signaler les difficultés et à proposer des solutions adaptées sera essentielle. Vous saurez rédiger des documents clairs et synthétiques, et restituer des données statistiques de manière précise à l'aide de tableaux de bord. Maîtrisant les techniques de communication écrite et orale, vous communiquerez avec pédagogie et diplomatie, respectant toujours le devoir de réserve et de discrétion professionnelle.

Autonome et force de proposition, vous ferez preuve de rigueur, de fiabilité, de polyvalence et de réactivité. Votre écoute attentive et votre capacité à travailler en équipe seront des atouts précieux pour contribuer au bon fonctionnement de notre institution et pour venir en soutien aux différents bureaux de gestion. Si vous êtes passionné par le domaine des ressources humaines et motivé par l'idée de relever des défis dans un cadre complexe et stimulant, nous serions ravis de vous accueillir au sein de notre équipe.

Poste à pourvoir dès le 01/06/2024 – CDD jusqu’au 30/05/2025.

Temps complet – du lundi au vendredi.

Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat.

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social