Assistant administratif - F/H

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Missions d'assistance à la cheffe de cabinet :

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (Personnels) et externes (Usagers) du Doyen

• Organiser la gestion de la salle du conseil (ouverture de la salle, lancement des visioconférences, en binôme avec l'agent polyvalent)

• Superviser l'activité de l'Agent Polyvalent affecté au Cabinet (encadrement fonctionnel)

• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

• Assurer la gestion courante de la messagerie du Doyen

• Répondre aux demandes d'informations des différentes structures internes (Ecoles, Unités de Recherche, services, présidence AMU, ...) et institutionnelles (AP-HM, ARS, Région Sud, Conférence des Doyens de Médecine, ... )

• Sélectionner/ Traiter et diffuser de l'information en interne et en externe

• Organiser, alimenter et mettre à jour les bases de données

• Rédiger et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, dossiers thématiques),

• Retranscrire des informations orales à l'écrit selon une procédure associée

• Planifier, organiser et rendre-compte sur certains dossiers

Mission de gestion de l'occupation du domaine public :

• Gérer [es autorisations d'accès au site et assurer la transmission des décisions en lien avec le service logistique

• Gérer des plannings événementiels

• Participer aux réunions évènementielles

• Instruire les dossiers en vérifiant la recevabilité administrative et financière vis-à-vis d'une procédure dédiée

Missions de gestion financière :

• Réaliser les missions de déplacement du décanat

• Gérer quotidiennement les opérations de dépenses de la carte achat

• Emettre les titres de recette de l'occupation du domaine public selon la procédure dédiée

Missions annexes :

• Préparer des évènements et examens récurrents en rapport direct entre le cabinet du doyen et les professeurs (habilitation pédagogique, révisions des effectifs, assemblée générale)

• Gestion des CVEC : convocation, participation aux réunions préparatoires, élaboration des dossiers du Doyen

• Participer aux examens et événementiels de l'UFR (élections, assemblée générale...) en fonction des besoins

• Préparer les dossiers RDV du doyen

• Gérer en l'absence de l'assistante de la Direction Administrative, les dossiers et courriers : réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité

Positionnement hiérarchique : Sous la responsabilité de la cheffe de cabinet

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances :

• Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques, et plus particulièrement des EPSCP

• Connaissance de l'organisation générale, des règles administratives d'AMU et de ses composantes

• Très bonne connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat

• Très bonne connaissance des techniques de communication

Savoir-faire :

• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Savoir rendre compte

• Accueillir les usagers et personnels, communiquer en faisant preuve de pédagogie

• Analyse des conventions et documents juridiques

• Mettre en application des procédures et des règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (pack office, sifac web, messagerie)

Savoir-être :

• Sens de l'organisation, savoir planifier et hiérarchiser les priorités

• Capacité d'adaptation

• Rigueur professionnelle exigée

• Discrétion professionnelle et Confidentialité exigées

• Sens relationnel

• Bonne maîtrise de soi et capacité à gérer son stress

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

L'UFR des Sciences médicales et Paramédicales représente près de 18 000 étudiants, offre environ 225 formations universitaires. Elle est structurée autour de cinq Ecoles : Médecine, Médecine dentaire, Maïeutique, Sciences de la Réadaptation, Sciences Infirmières, et d'un département des masters et de 28 UMR.

Sous l'autorité du Doyen et responsabilité de la cheffe de cabinet, le poste implique une disponibilité en fonction de l'agenda du Doyen, des astreintes pendant les congés, et des périodes de présence obligatoires (examens, élections notamment). La proximité avec la Direction Administrative implique des échanges réguliers avec la Direction Administrative et ses équipes, avec le service logistique en charge de la gestion opérationnelle des événementiels et le service de la communication.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable