Assistant de direction - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Au sein de la Direction Hygiène, Sécurité et Environnement (DHSE) d'AMU, l’assistant de direction réalise de manière polyvalente et autonome, des activités de gestion administrative, financière et de ressources humaines de sa direction.

Rattaché hiérarchiquement au Directeur/Conseiller de prévention de l’établissement, et encadrant un agent de catégorie C, il réalise principalement deux types d’activités :

Activités de gestion :

• Assurer la réalisation des activités administratives, financières et de gestion du personnel au sein d'une structure ou d'un projet

• Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances

• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier

• Élaborer, préparer et contrôler des actes de gestion et prévenir le contentieux

• Assurer et coordonner les aspects logistiques de la structure

• Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques

• Assurer la circulation de l'information, communiquer avec les services de la structure et les partenaires extérieurs

• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

• Informer et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs de la structure

Activité institutionnelle : 

Formation Spécialisée en matière de Santé, Sécurité et des Conditions de travail (F3SCT) :

• Assurer l’organisation matérielle de la F3SCT

• Rédiger et adresser les convocations et l’ordre du jour de l’instance

• Assurer la planification et l’organisation des réunions de l’instance de la F3SCT, produire les projets des procès-verbaux des séances

• Assurer la planification et l’organisation des visites et GT de l’instance, en coordonner les aspects logistiques

• Préparer les projets de synthèse et réponses aux recommandations de l’instance et en assurer le suivi et la diffusion

• Gérer les documents mis à la disposition des membres de la F3SCT aujourd’hui sur AMUBOX

• Ce poste impose un travail collaboratif tant auprès des membres de la F3SCT qu’auprès des autres services de l’université.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité hiérarchie du Directeur de la DHSE et du Conseiller de prévention de l’établissement

Vous connaissez l'organisation de l'enseignement supérieur et le fonctionnement de l’université.
Vous maîtrisez des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, SIFAC…) et des Nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (NTIC).
Vous faites preuve d'une bonne expression écrite et orale.
Vous savez prioriser vos activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe.
Votre disponibilité, réactivité, ainsi que votre sens de la confidentialité, sont des atouts indispensables pour le poste.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social