Référent·e administratif·ve et accueil pédagogique - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

amU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

amU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Le Centre Informatique Lettres Sciences Humaines (CILSH) propose des Unités d'Enseignement informatiques, notamment la certification Pix, à des étudiants de diverses filières. Cette certification, cruciale pour la citoyenneté numérique et les bases informatiques, nécessite une réflexion pour améliorer la réussite étudiante, en particulier dans le contexte de l'enseignement à distance.

Une équipe de tuteurs accueille les étudiants en présentiel et un forum en ligne offre des réponses rapides.

Le poste implique une localisation principale au sein du CILSH et une localisation secondaire au sein de la scolarité, avec un engagement envers la continuité de service et la mutualisation des compétences.

Placée sous l’autorité hiérarchique du chef du Bureau des Inscriptions et du Suivi de l’Étudiant (BISE) de la scolarité et de la directrice du CILSH, la personne à recruter intègre une équipe composée de 16 gestionnaires.

La personne à recruter assure plusieurs missions liées à la certification Pix. Elle prend notamment en charge la définition des besoins, le recrutement, la gestion et l’encadrement des tutrices et tuteurs tout au long de l’année universitaire. Elle élabore les plannings en tenant compte des contraintes des intervenants et assure le suivi budgétaire des activités.

Elle organise également les sessions de certification en analysant les besoins avec les enseignants et les responsables de la certification. Elle planifie les sessions, produit les données nécessaires au suivi de l’activité et veille au respect des procédures en vigueur.

Dans le cadre de l’accompagnement des étudiants en difficulté, la personne à recruter analyse les données disponibles afin d’identifier les étudiants en situation de décrochage ou rencontrant des difficultés importantes, et contribue à la mise en œuvre d’un accompagnement adapté.

En matière de communication, la personne à recruter constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, la scolarité, la chargée de communication, les différents départements, l’équipe Pix du ministère et les autres unités de formation. Elle contribue à améliorer la compréhension des étudiants sur le fonctionnement de la certification grâce à la création et à la diffusion de contenus adaptés. Elle assure également la coordination avec l’équipe Pix, la mise à jour des informations publiées sur la page web du CILSH ainsi que diverses activités liées au fonctionnement du service : optimisation des emplois du temps, gestion des salles de cours, suivi des stocks et des commandes, gestion des prêts et dons d’ordinateurs portables et appui ponctuel à la scolarité.

Les missions du poste peuvent évoluer en fonction des projets et des besoins du CILSH et du service de la scolarité, dans le respect des objectifs fixés par la loi relative à l’orientation et à la réussite des étudiants.

Vous disposez d’une solide expérience en gestion administrative et maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel.

À l’aise avec les outils numériques, vous prenez rapidement en main de nouveaux logiciels et plateformes.

Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique, vous savez planifier votre activité, prioriser les tâches et assurer le suivi de plusieurs dossiers en parallèle, dans le respect des échéances.

Votre aisance relationnelle vous permet d’échanger avec des interlocuteurs variés et d’adapter votre communication à chaque situation. Vous savez travailler en équipe comme en autonomie, rendre compte de votre activité et alerter en cas de difficulté.

Doté(e) de capacités d’écoute et de pédagogie, vous êtes en mesure d’encadrer une équipe de tuteurs avec clarté, fermeté et bienveillance. Réactif(ve), adaptable et attaché(e) à la qualité du service rendu, vous faites preuve de discrétion et de confidentialité dans l’exercice de vos missions.

Poste à pourvoir en septembre ou début octobre - CDD 12 mois - Renouvellement possible

Temps de travail : 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi

Rémunération : 1520,02€ net / mois  

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

Un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social