Responsable de bureau scolarité F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Le poste consiste à manager une équipe de 4 personnes au sein du bureau 1er et 2ème cycles et à piloter l'ensemble du cursus des étudiants de médecine, de l'accompagnement administratif jusqu'à l'organisation des examens et concours nationaux. Il implique une forte coordination avec de nombreux interlocuteurs internes et externes (direction de l'école, enseignants, AP-HM, autres services), ainsi qu'un accompagnement du changement dans le cadre des réformes des formations de santé.

Activités principales

Manager hiérarchiquement une équipe de 4 personnes

• Organiser et superviser l’ensemble de leurs missions/objectifs,

• Mettre à leur disposition l’ensemble des outils, applications, procédures nécessaires à la réalisation de leurs missions

• Les associer aux différentes phases de rédaction de procédures, projets et /ou réunions afin d’optimiser leur connaissance des enjeux et leur contribution, ainsi que dans le cadre de la modernisation de l’activité administrative la mise en place de nouveaux outils et applicatifs numériques

• Leur permettre de faire évoluer leurs connaissances, compétences au titre de formations, le cas échéant, via notamment le plan de formation AMU.

• Accompagner l’équipe aux changements dans le cadre des différentes réformes des formations de santé et en particulier la refonte de la première année PASS-LAS pour la rentrée 2027-2028

Piloter les process relevant du cursus étudiant :

• Superviser et accompagner les étudiants dans leur cycle de formation (accueil physique, téléphonique, mails…)

• Mettre en œuvre les conditions pour le choix des stages des étudiants : localisation des postes, préparation du logiciel dédié (GSM) , suivi des choix des étudiants et retour des validations de stages, de la deuxième à la sixième année de Médecine ?

• Organiser et préparer les examens facultaires : placement des étudiants, convocation, suivi des étudiants en situation de handicap, surveillance administrative des examens, en relation avec le service des examens.

• Assurer le suivi des résultats de l’examen classant de première année (PASS et LAS) ainsi que les choix des étudiants.

• Organiser les oraux de première année en relation avec le service des examens

• Conduire et assurer l’organisation des Epreuves nationales (EN) conduisant à l’entrée dans le 3eme cycle des études médicales (écrits- EDN, oraux – ECOS, points de parcours) en relation avec le CNG (centre national de gestion)

• Organiser l’emploi du temps des enseignements dirigés de 3eme année

• Superviser le contrôle d’assiduité des étudiants pour les cours obligatoires

Activités secondaires

L’agent participe comme l’ensemble du personnel de l’UFR à l’organisation des examens des formations des Ecoles de SMPM, dont notamment l’examen sélectif PASS (Parcours d'Accès Spécifique Santé), les ECOS, les EDN, ainsi qu’à la tenue des bureaux de vote lors des élections.

Positionnement hiérarchique

Sous l’autorité de la cheffe du service de la scolarité.

Vous connaissez l’organisation et le fonctionnement d’une université, ainsi que la réglementation applicable aux 1er et 2e cycles des études de médecine. Vous maîtrisez les techniques de gestion administrative et les outils de scolarité, notamment APOGÉE et les logiciels de gestion des stages et de suivi des étudiants.

Vous avez une première expérience en management et coordination d'équipe.

Organisé·e, rigoureux·se et autonome, vous savez prioriser, gérer des activités multiples et respecter les échéances. Vous faites preuve de réactivité, de pédagogie et d’aisance relationnelle, tout en garantissant confidentialité et discrétion.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social