Gestionnaire Administratif et Financier F/H

Aix-Marseille Université (AMU) est une université pluridisciplinaire structurée autour de cinq grands secteurs disciplinaires (Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines ; Droit et Science politique Économie et Gestion ; Santé Sciences et Technologies et un secteur pluridisciplinaire). AMU forme 80 000 étudiants dans 18 composantes (facultés, écoles, instituts), réparties dans quatre départements et 10 villes (en savoir plus : www.univ-amu.fr).

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

Positionnement hiérarchique

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la plateforme DAF Campus Timone, le gestionnaire assure ses missions en lien avec les structures relevant de son périmètre, la Direction de la Commande Publique (DCP) et avec l'Agence Comptable (service facturier dépenses et recettes).

Missions

En sa qualité de gestionnaire administratif et financier, l'agent recruté sera chargé de la prise en charge des actes de gestion des équipes des unités MEPHI et RITMES, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Il produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des équipes de recherche. Il sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière au sein de la Direction des Affaires Financières. Il contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.

Activités principales :

Domaine financier et budgétaire :

• Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes de recherche

• Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés

• Saisir les opérations dans le logiciel : commandes d'achat et services faits, commandes de vente et factures de vente, engagements et liquidation des ordres de mission,

• Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur,

• Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l'application des règles et procédures

• Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables, l'évolution de la législation et de ses conséquences

• Traiter en relation avec l'agence comptable (service facturier et comptabilité clients) les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, solde des missions, suivi de la facturation des recettes...)

• Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux équipes opérationnelles états budgétaires, états des dépenses (restes à livrer, restes à facturer), états des missions, états des recettes

Domaine administratif et RH :

• Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires (expertise métier),

• Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité des structures (mise en place de tableaux de bord, indicateurs),

• Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations

• Rédiger des comptes rendus

• Traiter et suivre des litiges - remontée des incidents aux responsables hiérarchiques

Activités associées :

• Participer à l'activité globale du pôle de gestion financière en assurant la prise en charge des demandes relevant de sa DAF de rattachement ainsi que des autres DAF Campus

COMPÉTENCES REQUISES :

Le profil recherché sera celui de gestionnaire ayant de préférence une connaissance du fonctionnement de la recherche publique et du système universitaire français. Le poste nécessite une expérience dans la gestion financière opérationnelle de projets à financements.

Compétences « métier » :

• Connaissance générale dans le domaine financier,

• Connaissance des outils informatiques de gestion financière,

• Connaissance des règles de finances publiques (règles budgétaires de l'Etat),

• Connaissance en techniques et règles de comptabilité générale et de la comptabilité de l'Etat et de ses établissements,

• Connaissance du fonctionnement des ESPCP, et particulièrement l'organisation de l'établissement (circuits de décisions, procédures, référents),

• Une connaissance en outils de visualisation et/ou en Microsoft Excel (tableaux pivots, VBA, macro) sera appréciée,

Compétences opérationnelles :

• Mettre en œuvre et suivre la gestion complète des mouvements financiers, de la réception de la demande d'achat, de recette ou d'ordre de mission jusqu'à sa liquidation,

• Respecter les échéances imposées par les projets et leur activité,

• Mise en œuvre d'une démarche de suivi des dépenses et production de tableaux de bord à destination des équipes opérationnelles,

• Contribuer à la mise en œuvre d'une démarche qualité homogène,

• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée et dans les engagements de délais fixés,

• Maitrise des principaux outils bureautiques.

Compétences comportementales :

• Communiquer de manière positive,

• Être dans une relation de travail collaborative,

• Savoir s'organiser et être autonome, structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs,  Faire preuve d'adaptabilité,

• Détenir une certaine aisance relationnelle, être disponible, avoir le sens de l'écoute, être réactif•ve,  Être pédagogue,

• Être rigoureux et respecter la confidentialité,

• Être curieux-se intellectuellement et avoir un sens critique.

Tendances d'évolution

La mise en œuvre de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et l'utilisation d'outils de gestion de plus en plus performants (SIFAC, SIFACWEB, dématérialisation des déplacements) renforcent les compétences techniques des gestionnaires financiers, en même temps que les fonctions de conseil, d'assistance et d'expertise élargissent leurs compétences relationnelles.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social