Adjoint·e en gestion administrative - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Rejoindre l’Université du Temps Libre (UTL) d’Aix-Marseille Université, c’est contribuer à une mission de service public tournée vers la diffusion des savoirs, l’ouverture à la culture scientifique et le partage des connaissances avec le plus grand nombre. Ouverte à toutes et à tous, sans condition de diplôme, l’UTL propose chaque année une offre riche de formations et de conférences qui participe au rayonnement de la recherche universitaire et du territoire.

Au sein du site d’Aix-en-Provence, installé au Cube sur le campus Schuman, ce poste offre l’opportunité d’occuper une fonction polyvalente au cœur de la vie de la structure. En lien étroit avec l’équipe de direction, il contribue au bon fonctionnement quotidien de l’UTL et à la qualité de l’accueil réservé aux quelques 1 500 personnes qui fréquentent le site chaque année. Véritable interface entre le public, les équipes enseignantes, les partenaires et les différents services de l’université, ce rôle associe sens du service, organisation et autonomie.

Le quotidien est rythmé par des missions variées qui mêlent accueil, information, gestion administrative, accompagnement des inscriptions, suivi de la programmation pédagogique et appui à l’organisation des conférences et des événements. La gestion des dossiers, la mise à jour des données dans les outils métiers, la préparation des documents administratifs, le suivi des plannings et la coordination des informations participent directement à la qualité des services proposés aux usagers. Le poste prend également part au développement des activités du site en accompagnant la programmation, en recueillant les attentes du public et en contribuant à l'amélioration continue de l'offre de formation.

Une dimension logistique et technique complète ces missions à travers le suivi des équipements pédagogiques, la mise à jour des supports de communication en collaboration avec les équipes concernées et la gestion des données nécessaires au fonctionnement du service.

Ce poste s'inscrit dans une équipe à taille humaine, soudée autour d'un projet commun, où la coopération, la confiance et la communication favorisent un environnement de travail stimulant. La diversité des thématiques proposées, la richesse des échanges avec un public fidèle et curieux ainsi que la variété des activités offrent un cadre professionnel particulièrement dynamique.

Ce poste s'adresse à une personne reconnue pour son sens de l'organisation, sa polyvalence et son aisance relationnelle, capable d'évoluer dans un environnement dynamique où les échanges avec le public et les équipes occupent une place centrale. Une excellente maîtrise des outils bureautiques et de l'environnement numérique est attendue, ainsi qu'une réelle facilité à produire des documents de qualité et à utiliser les applications métiers de l'université, notamment APOGEE.

Une bonne compréhension du fonctionnement de l'université et de son environnement permet d'assurer un accompagnement efficace des différents interlocuteurs, qu'il s'agisse du public, des équipes enseignantes, des partenaires ou des services administratifs. Le poste requiert également de solides qualités rédactionnelles et une excellente maîtrise de la langue française afin de garantir des échanges clairs, fiables et professionnels.

La réussite dans cette fonction repose sur la capacité à organiser son activité avec méthode, à gérer plusieurs dossiers en parallèle, à respecter les échéances et à assurer un suivi rigoureux des actions engagées. L'autonomie s'accompagne d'un véritable esprit d'équipe, d'une communication fluide et de la capacité à partager les informations utiles au bon fonctionnement du service.

Au-delà des compétences techniques, cette mission appelle une personnalité curieuse, investie et proactive, appréciant la diversité des activités et les contacts humains. Le sens de l'accueil, l'écoute, la discrétion, la disponibilité et la réactivité sont essentiels pour répondre aux attentes d'un public varié dans un esprit de qualité de service. Rigueur, transparence, capacité d'adaptation et volonté de contribuer à l'amélioration continue des pratiques viendront pleinement valoriser l'exercice de cette fonction au sein d'une équipe engagée autour d'une mission d'intérêt général.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social