Gestionnaire administratif et financier - F/H

L’entreprise

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

Positionnement hiérarchique :

Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de la plateforme DAF Campus Pharo, le gestionnaire assure ses missions en lien avec les directeurs scientifiques des projets relevant de son périmètre, la Direction de la Commande Publique (DCP) et avec l'Agence Comptable (service facturier dépenses et recettes).

Missions

En sa qualité de gestionnaire administratif et financier, l'agent recruté sera chargé de la prise en charge des actes de gestion des projets France 2030 FICCTION et Grande fabrique de l'image, ainsi que de leurs liquidations et de leurs suivis. Il produira, analysera et suivra les états budgétaires, les dépenses, les missions et les recettes à destination des porteurs de projet. Il sera le garant du bon déroulement des activités de gestion financière au sein de la Direction des Affaires Financières. Il contribuera à mettre en place une démarche qualité et de suivi pour les aspects financiers.

Activités principales :

Domaine financier et budgétaire :

• Accuser réception des demandes d'achats, de recettes et d'ordres de missions transmises par les équipes de coordination

• Effectuer des devis, réception de la marchandise et suivi des commandes auprès des fournisseurs, notamment titulaires des marchés

• Saisir les opérations dans le logiciel

• Instruire des dossiers en vérifiant la conformité réglementaire, les données et la conformité des pièces reçues, l'application des procédures, disponibilités des crédits, qualité du demandeur

• Analyser, expliquer et faire appliquer les textes règlementaires, contrôler l'application des règles et procédures

• Transmettre aux utilisateurs des informations pratiques sur les procédures comptables, l'évolution de la législation et de ses conséquences

• Traiter en relation avec l'agence comptable les opérations de régularisation sous le logiciel SIFAC (Workflows, solde des commandes, solde des missions, suivi de la facturation des recettes...)

• Produire, analyser et suivre les états de restitution destinés aux équipes opérationnelles, états budgétaires, états des dépenses , états des missions, états des recettes

Domaine administratif et RH :

• Participer à des groupes de travail thématiques, à des réunions sur les évolutions réglementaires,

• Suivre le traitement des actes de gestion liés à l'activité des structures,

• Mettre à jour des bases de données, structuration et contrôle de la régularité des opérations

• Rédiger des comptes rendus

• Traiter et suivre des litiges

COMPETENCES REQUISES :

Le profil recherché sera celui de gestionnaire ayant de préférence une connaissance du fonctionnement de la recherche publique et du système universitaire français. Le poste nécessite une expérience dans la gestion financière opérationnelle de projets à financements.

Compétences « métier » :

• Connaissance générale dans le domaine financier,

• Connaissance des outils informatiques de gestion financière,

• Connaissance des règles de finances publiques (règles budgétaires de l'Etat),

• Connaissance en techniques et règles de comptabilité générale et de la comptabilité de l'Etat et de ses établissements,

• Connaissance du fonctionnement des ESPCP, et particulièrement l'organisation de l'établissement (circuits de décisions, procédures, référents),

• Une connaissance en outils de visualisation et/ou en Microsoft Excel (tableaux pivots, VBA, macro) sera appréciée,

Compétences opérationnelles :

• Mettre en oeuvre et suivre la gestion complète des mouvements financiers, de la réception de la demande d'achat, de recette ou d'ordre de mission jusqu'à sa liquidation,

• Respecter les échéances imposées par les projets et leur activité,

• Mise en œuvre d'une démarche de suivi des dépenses et production de tableaux de bord à destination des équipes opérationnelles, Contribuer à la mise en ceuvre d'une démarche qualité homogène,

• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée et dans les engagements de délais fixés,

• Maitrise des principaux outils bureautiques.

Compétences comportementales :

• Communiquer de manière positive,

• Être dans une relation de travail collaborative,

• Savoir s'organiser et être autonome, structurer de manière méthodique un travail pour atteindre des objectifs,

• Faire preuve d'adaptabilité,

• Détenir une certaine aisance relationnelle, être disponible, avoir le sens de l'écoute, être réactif•ve,

• Être pédagogue,

• Être rigoureux et respecter la confidentialité,

• Être curieux•se intellectuellement et avoir un sens critique.

• Savoir rendre compte et travailler en équipe

Tendances d'évolution

La mise en œuvre de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP) et l'utilisation d'outils de gestion de plus en plus performants (SIFAC, SIFACWEB, dématérialisation des déplacements) renforcent les compétences techniques des gestionnaires financiers, en même temps que les fonctions de conseil, d'assistance et d'expertise élargissent leurs compétences relationnelles.