Assistant de Direction de la DGS F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels,

122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.

5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :

La Direction Générale des Services comprend une directrice, quatre directeurs/trices adjoint/es et une responsable de la mission coordination de la direction générale des services.

L'activité de la Direction Générale des Services est caractérisée par une large polyvalence de tâches requérant des compétences techniques en matière de gestion administrative, ainsi que par la nature des dossiers et sujets traités, qui revêtent un caractère confidentiel important.

Sous la responsabilité hiérarchique directe de la Directrice Générale des services, l'assistante de direction assume des missions et tâches qui requièrent, du fait de son « exposition », sérieux, rigueur, réactivité, diplomatie et une grande discrétion.

L’agent travaillera avec deux autres assistantes pour la direction générale des services et assurera également des activités de secrétariat pour les 4 DGS adjoints.

Fonctionnellement, l’assistant(e) relève de la responsable de la mission coordination.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :

• Tenue des agendas

• Gestion du courrier arrivée : tri, réorientation, enregistrement

• Organisation matérielle des réunions internes et externes, déplacements de la DGS, des DGS Adjoints et des agents rattachés à la DGS : réservations transport, hébergement et restauration, réservation de salles, commandes, lien avec la Direction de l’Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) pour tous les événements organisés par la Direction Générale

• Organisation de réunions et rdv en mode distanciel (maîtrise des outils de visioconférence, Skype ; ZOOM etc.)

• Préparation des dossiers pour les réunions

• Gestion des aspects logistiques du service : fournitures, matériel, demandes auprès de la Direction d’Exploitation du Patrimoine Immobilier et de la Logistique (DEPIL) et de la Direction Opérationnelle des Systèmes d’information (DOSI)

• Gestion et suivi des opérations de dépenses et des ordres de mission gestionnaire polyvalent (logiciel de gestion financière SIFAC) : établissement des bons de commandes etc.

• Gestion de l'archivage, matériel et numérique des documents de la Direction Générale des Services (dossiers, courriers ; notes etc.)

• Gestion de la documentation (mise à jour des espaces numériques partagés, méthode de classement, archivage...)

• Rédaction de courriers et prises de notes

• Accueil, information et orientation des interlocuteurs internes et externes (filtrage des appels téléphoniques, prise de messages, transmission des demandes...)

• Mise à jour des documents de communication

• Coordination de la distribution et de la mise en ligne des documents

COMPETENCES REQUISES :

Connaissances

• Connaissances des structures et des procédures de l'université et de son environnement

• Maîtrise des outils bureautiques (messagerie électronique, pack office...) et des Nouvelles Technologies de l'Information et de la Communication (NTIC)

• Bonne expression orale et écrite

Compétences opérationnelles

• Savoir prioriser ses activités dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

• Disponibilité, réactivité, capacité à gérer des actions plurielles, capacité à faire face à des pics d'activité.

• Savoir rendre compte

• Communiquer et faire preuve de pédagogie

• Mettre en œuvre des procédures et des règles

• Travailler en équipe

• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation

• Sens aigu de la confidentialité

• Rigueur / Fiabilité

• Sens de l'accueil, aptitude relationnelle et maîtrise de soi, diplomatie

• Sens du service public

Les avantages liés au poste :

• Participation aux frais de transports en commun sur l'ensemble du territoire départemental

• Télétravail possible jusqu'à 2 jours/semaine, selon les nécessités et l'organisation du service à partir de 6 mois d’ancienneté

• Une prime au-delà des 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

• Régime indemnitaire pour les titulaires (application du RIFSEEP, versé mensuellement)

• Selon votre rythme de travail, bénéficiez jusqu’à 50 jours de congés dès la première année puis 58 jours au bout d’un an

• Participation Mutuelle à hauteur de 15€ /mois

• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les agents

• L’établissement conventionné par le FIPHFP (Fonds pour l'Insertion des Personnes Handicapées dans la Fonction Publique)

• Possibilité d’accès à un emplacement parking à proximité

• Forfait mobilité durable pour l’utilisation d’un cycle sur les trajets domicile-travail

• Parcours d’accueil et d’intégration pour les nouveaux agents