L’Université du Temps Libre est un service commun d’Aix Marseille Université, qui propose des formations de niveau universitaire et non diplômantes. C’est un lieu où se déroule quotidiennement des activités scientifiques, artistiques, sportives et culturelles, des cours magistraux, des stages, des conférences de qualité à l’attention des séniors de notre société ainsi qu’à toute personne en situation de temps libre.
L’UTL accomplit sa mission de lien social et de rayonnement sur deux sites (Aix et Marseille) et accueille chaque année près de 4.000 adhérents et participants.
Ce poste est rattaché au site d’Aix qui compte 1.700 inscrits, 100 intervenants (enseignants-chercheurs, enseignants, chercheurs et vacataires). Il se situe au sein d’une cellule administrative actuellement composée d’une responsable administrative, et de 3 chargées de gestion administrative.
Installé au Cube, sur le campus Schuman, l’environnement de travail est agréable. L’équipe est réduite et se doit d’être soudée autour d’une même vision des missions. Il est nécessaire d’avoir une motivation commune et une communication fluide pour le bon fonctionnement du service.
Ce poste, au sein d’une petite structure, nécessite une grande polyvalence dans les tâches administratives à réaliser tout au long de l’année.
Les actes administratifs s’effectueront dans le respect des techniques et des règles de procédure.
Ces activités sont mutualisées avec une autre gestionnaire d’un même profil. La capacité de travailler en équipe est donc un prérequis indispensable.
Activités principales :
Gérer les tâches au quotidien d’un secrétariat : réception téléphonique, traitement du courrier et des mails.
Participation aux réunions.
Suivi administratif des conventions de partenariats culturels (3).
Organiser le classement et la conservation des documents de travail.
Interlocutrice auprès des fournisseurs extérieurs et des services de l’Université.
Répondre aux demandes émanant des services centraux.
Assurer l’accueil physique, informer et orienter les 1700 participants et les 100 intervenants extérieurs dans leurs démarches respectives.
Connaitre l’ensemble des formations proposées et en assurer la promotion.
Accueil et contrôle des entrées des conférences culturelles hebdomadaires et enregistrement des paiements sur le logiciel d’inscription prévu à cet effet.
Accueil et soutien logistique auprès des enseignants.
Responsabilité du planning annuel des emplois du temps– gestion des salles de cours.
Gérer les modifications de plannings -Suivi des absences et des récupérations des formations sur des tableaux de bord +diffusion de l’information.
Saisie des vœux d’enseignement.
Ces opérations s’effectuent sur des outils de gestion adaptés. Des formations sont prévues.
Conception et mise à jour de la maquette d’enseignement chaque année renouvelée.
Organiser les opérations d’inscription des adhérents - de la prise de rdv à l’enregistrement des inscriptions administratives et pédagogiques tout au long de l’année.
Activités ponctuelles :
Savoir assurer le relais en cas d’absence de la gestionnaire polyvalente sur l’établissement d’un bon de commande ou le paiement d’une facture. Renseigner un tableau de bord de synthèse et de suivi des dépenses et en rendre compte.
Être à l’écoute des participants et évaluer leurs attentes afin d’être force de proposition lors de la construction de la programmation culturelle annuelle.
Participer aux réunions et se tenir informer de la règlementation en vigueur sur l’ensemble de son domaine de gestion.
Assurer le soutien logistique auprès des participants et des enseignants pour la mise en place des cours en distanciel si besoin.
La gestionnaire s’occupe de la reprographie, du prêt de matériels et peut également être mobilisée pour des évènements culturels ponctuels, salon, exposition, rencontres littéraires.
Coopérer avec l’UTL site de Marseille.
Positionnement hiérarchique : Agent placé sous l’autorité hiérarchique de la responsable administrative du site d’Aix en Provence et de la directrice de l’UTL.
