Gestionnaire de formation et de scolarité F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

Aix-Marseille Université, acteur majeur de l’enseignement supérieur et de la recherche, porte depuis 2018 la Cité de l’Innovation et des Savoirs Aix-Marseille (CISAM), un lieu emblématique dédié à l’innovation.

Dans le cadre du projet CISAM+, soutenu par France 2030, l’université renforce son ambition en matière d’innovation et développe un écosystème favorisant le passage de l’invention à l’innovation.

Le projet s’articule autour de trois grands axes :

•  La formation à l’innovation ;

• Le soutien à l’innovation ;

• L’open innovation.

Dans ce contexte, nous recrutons un·e Gestionnaire de formation et de scolarité F/H pour accompagner le développement et la gestion des nouvelles formations portées par CISAM+.

Vos missions

Rattaché(e) à la Chargée de projet Formation et intégré(e) à l’équipe de la CISAM, vous assurez la gestion administrative et pédagogique des formations, en formation initiale comme en formation continue.

1.   Gestion de la scolarité et secrétariat pédagogique

·         Gérer les procédures d’admission et de scolarité du DU Innovations – Sensibilisation : candidatures, inscriptions administratives et pédagogiques, validation des acquis et commissions pédagogiques ;

·         Organiser les enseignements, les examens et les jurys ;

·         Assurer la saisie des résultats et le suivi de la diplomation ;

·         Assurer le secrétariat pédagogique des formations et du Bonus Innovations ;

·         Accompagner et informer les équipes pédagogiques et les apprenants ;

·         Éditer et remettre les documents administratifs et pédagogiques : attestations, relevés de notes, etc. ;

·         Participer à la modélisation des maquettes d’enseignement et des modalités de contrôle des connaissances et des compétences ;

·         Assurer le suivi de la rémunération des enseignants en lien avec les services RH ;

·         Collaborer avec les différents services et partenaires impliqués dans le suivi des formations.

2.   Gestion administrative et suivi de la formation continue

• Établissement des contrats et conventions de formation ;

• Gestion des feuilles d’émargement et des attestations ;

• Suivi des éléments de facturation ;

• Gestion des dossiers de financement ;

• Alimentation des bases de données des partenaires financiers ;

• Information et accompagnement des différents publics ;

• Contribution aux démarches qualité, notamment dans le cadre de Qualiopi ;

• Élaboration de tableaux de bord et outils de suivi.

Vous serez amené(e) à utiliser différents outils métiers tels que eCandidat, Apogée, PACOME, ARES, AUDE ou encore Excel.

Formation et expérience

Vous êtes titulaire d’un Baccalauréat minimum et justifiez idéalement d’une première expérience dans le domaine de la gestion de la scolarité ou de la formation.

Vos compétences

Vous disposez idéalement de connaissances dans les domaines suivants :

• Réglementation de la formation et des études ;

• Formation initiale et formation continue ;

• Organisation de l’enseignement supérieur ;

• Gestion administrative et secrétariat ;

• Outils numériques et bureautiques.

Vous êtes à l’aise avec Excel et appréciez les outils numériques. Une formation aux différents logiciels métiers sera assurée.

Vos qualités

Vous êtes reconnu(e) pour :

✔ Votre rigueur et votre sens de l’organisation ;
✔ Votre capacité à gérer plusieurs activités et priorités ;
✔ Votre aptitude à planifier et respecter les délais ;
✔ Votre méthode et votre autonomie ;
✔ Vos qualités relationnelles et votre capacité à travailler avec des interlocuteurs variés ;
✔ Votre sens du travail en équipe ;

Localisation : Cité de l’Innovation et des Savoirs Aix-Marseille (CISAM), 62 Boulevard des Dames, 13002 Marseille
Prise de poste : 2 novembre 2026
CDD de projet de 2 ans – Renouvellement possible - Temps complet
Rémunération : 1520€ net / mois puis 1590 € net / mois après un an d’ancienneté

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, 2 étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable et/ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social