ENVIRONNEMENT ET CONTEXTE DE TRAVAIL :
La Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles (DAJI) a pour mission d’assurer la sécurité juridique de l’Université. La DAJI assure, pour l’ensemble d’Aix-Marseille Université, notamment sa gouvernance et ses composantes, une mission de conseil, d’expertise, d’aide à la décision, de veille juridique ainsi que de défense de ses intérêts en matière précontentieuse mais également devant les juridictions. La DAJI apporte un appui juridique aux sections disciplinaires (Enseignants-chercheurs / Usagers), s’assure du respect des procédures et d’une manière générale, sécurise l’ensemble des procédures disciplinaires engagées par l’Université en lien notamment avec la Direction des ressources humaines. La DAJI s’assure également de la validité des accords et conventions conclus par l’Université et de l’organisation des différentes opérations relevant de la vie institutionnelle de l’Université. A ce titre, elle est en charge de la cohérence globale des Instances et gère, en propre, le Conseil d’administration et le Conseil académique en liens étroits avec la présidence. La DAJI est également chargée de piloter, de coordonner et/ou d’organiser les opérations électorales de l’établissement. Le Service des Archives, qui lui est rattaché, est chargé de veiller à l'application de la législation relative aux archives publiques, en assurant leur organisation, leur collecte et leur bonne conservation tout en apportant aux services et composantes de l’Université conseil et assistance avec des outils adaptés à leurs besoins.
La DAJI est structurée de la manière suivante :
Pôle Assistanat juridique ;
Pôle Conseil, Expertise et Contentieux ;
Pôle Institutionnel, Statutaire et Coordination ;
Service Archives et Veille juridique.
Rattachée à Madame la Directrice générale des services, la DAJI travaille également en lien fonctionnel avec Monsieur le Vice-Président aux affaires juridiques et institutionnelles.
L’architecture de la DAJI étant récente, la répartition des activités entre les différents Pôles sera affinée, sous la houlette du Directeur de la DAJI courant 2022/2023.
L'Assistant des affaires juridiques F/H est affecté au Pôle Assistanat Juridique de la DAJI.
MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES :
Sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la DAJI, l'Assistant des affaires juridiques a notamment pour mission de sécuriser juridiquement les actes portés à la signature du Président. Il travaille en binôme avec l’autre assistante des affaires juridiques de son pôle.
L’assistant des affaires juridiques assure des fonctions polyvalentes et a quatre principales missions :
Organisation et préparation matérielles des Instances pilotées par la DAJI (CA et CAC) et coordination des Instances d’Aix-Marseille Université ;
Assistanat de direction ;
Appui juridique aux agents de la DAJI notamment en matière normative ;
Appui juridique de la section disciplinaire des Usagers ;
Dans le cadre de ses activités principales, l’Assistant(e) des affaires juridiques, qui travaille en liens étroits avec l’ensemble des acteurs de la DAJI, devra notamment :
En matière institutionnelle,
sous la supervision de la Directrice du Pôle Institutionnel, Statutaire et Coordination de la DAJI et de son Directeur, notamment :
Coordonner les Instances d’Aix-Marseille Université notamment concernant le calendrier annuel ;
Préparer matériellement les séances du Conseil d’administration (et de son Bureau) et du Conseil académique et assurer leur suivi – solliciter les services afin de recueillir la remontée des points à proposer à ces Instances, proposer l’ordre du jour, rédiger et adresser les convocations et l’ordre du jour, réserver les salles ou les lignes de Visioconférence, organiser l’accueil des participants (pauses cafés, etc.) en lien avec le Cabinet, soumettre au contrôle les délibérations prises dans le cadre du Conseil d’administration, mettre en ligne les délibérations, gérer les indicateurs et les échanges avec les structures d’AMU ;
Assurer l’appel lors de ces Instances et vérifier les conditions de quorum ;
En lien avec les Chargés des affaires juridiques et institutionnels, participer à la rédaction des délibérations, et le cas échéant des procès-verbaux ;
Participer à l’organisation des élections portées par la DAJI. A ce titre, il/elle apportera son concours à l’organisation matérielle des scrutins en tant que de besoin.
En matière d’assistanat de direction :
Accueil physique et téléphonique, réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier et les dossiers au fil de l’eau, gérer le circuit parapheurs de la DAJI, organiser la logistique des réunions de la DAJI, organiser les missions des agents de la DAJI, être gestionnaire SIFAC de la DAJI ;
Organiser l’agenda du directeur et la prise rendez-vous ;
Saisir, mettre en forme des documents (courriers, rapports …), les reproduire et les diffuser ;
Recenser, classer et archiver les documents et informations en lien avec les agents de la DAJI ;
Suivre les congés et absences des agents de la direction ;
Organiser les déplacements en missions des agents de la DAJI ;
Suivre certains dossiers et assurer les relances, le cas échéant ;
S’assurer de la mise à jour des indicateurs de la DAJI notamment les tableaux de suivi des activités de la DAJI (contentieux, précontentieux, etc.) ;
En lien avec la Directrice du PCEC, et au regard des remontées des Chargés (e)s des affaires juridiques, proposer le tableau des provisions annuelles (litiges) ;
Assurer les relations et contacts avec les composantes, services centraux de l’université, Rectorat, Ministère, avocats, tribunaux et partenaires extérieurs ;
Gérer le site web ou intranet de la direction en lien avec les agents de la DAJI, gérer l’espace partagé de la DAJI ;
Elaborer des fiches de procédures.
En matière juridique / normative
en lien principalement avec le Directeur et les deux autres Pôles de la DAJI :
Participer à la rédaction d’actes juridiques et de courriers de toutes sortes ;
Participer à l’évolution des modèles et prendre en compte les évolutions portés par le Pôle Institutionnel, Statutaire et Coordination ;
S’assurer de la complétude des délégations de signature et de pouvoirs ;
Rédiger, suivre le circuit signature, diffuser, publier et assurer le suivi des actes signés par le Président d’Aix-Marseille Université (par exemple, délégations, arrêtés, dépôts de plaintes, interdiction d’accès aux locaux, actes de protection fonctionnelle, etc.) ;
En lien avec les Chargés des affaires juridiques, suivre les différentes phases de procédures administratives et d'instruction des dossiers contentieux, assurer le suivi des décisions de justice et leur exécution notamment financière ;
Participer ou représenter la DAJI à des groupes de travail sur des thématiques variées ;
Suivre les dossiers (recours gracieux, précontentieux, contentieux) afin d’assurer le respect des délais et des échéances (production d’accusés de réception, etc.) ;
Mettre à jour des bases de données (arrêtés, décisions, contentieux, contrats…) et des indicateurs ;
Effectuer des recherches documentaires juridiques, alimenter les réflexions juridiques ;
Assurer la circulation de l'information (notamment le site web et Intranet), communiquer avec les services internes et externes.
En matière d’appui juridique de la Section disciplinaire des USAGERS,
sous la supervision de la Directrice du Pôle Conseil, Expertise et Contentieux de la DAJI et de son Directeur :
Assurer le secrétariat des audiences et rédiger tout acte (rédiger des rapports d’instruction et jugement notamment) émanant de la Section disciplinaire ainsi que les procès-verbaux ;
Coordonner et organiser les commissions de disciplines ;
Gérer les calendriers et les rôles ;
Gérer le suivi des dossiers, des sanctions prises et alimenter les indicateurs ;
Préparer les dossiers devant être soumis ;
S’assurer du recueil d’informations nécessaires à l’instruction des dossiers par les membres de la Section disciplinaire ;
En lien avec les Chargés des affaires juridiques, consolider et mettre à jour les modèles de documents et proposer de la documentation juridique ;
L’organisation de la DAJI étant récente, les activités de l’Assistant(e) des affaires juridiques s’affineront courant 2022/2023.
POSITIONNEMENT HIERARCHIQUE :
L’Assistant des affaires juridiques est placée sous l’autorité hiérarchique du Directeur de la Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles et travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des agents de la DAJI. Les interactions avec les autres acteurs de l’Université (directions centrales, composantes, etc.) sont nombreuses. Les Directrices des Pôles de la DAJI supervisent certaines thématiques de l’activité.
Un travail collaboratif et soutenu est attendu avec les autres Pôles et services de la DAJI.
