Gestionnaire de scolarité - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 11000 étudiants sur ses trois sites : Aix-en-Provence (9000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'Instituts facultaires et d'unités de recherche, elle a pour mission principale de former les étudiants et les préparer aux diplômes.

Le service scolarité est composé d'environ 30 agents sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement des étudiants tout au long de leur cursus.

Le gestionnaire est placé sous la responsabilité du chef de service. L'équipe du pôle gestion est composé de 4 agents qui travaillent en étroite collaboration et plus particulièrement sur le suivi des candidatures des étudiants à l'offre de formation.

Le gestionnaire assure des opérations de gestion courantes en lien avec l'activité du service :

Gestion administrative :

• Saisir et mettre à jour les emplois du temps des groupes de travaux dirigés

• Préparer et vérifier les dossiers pour les commissions d'équivalence licence/master

• Préparer et vérifier les pièces pour les recours relatifs aux avis des commissions pédagogiques

• Participer au traitement des demandes de remboursement ou d'exonération des frais en lien avec le régisseur

• Préparer et vérifier les dossiers de transfert à l'attention des assesseurs

• Suivre ces dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés

• Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité des demandes

• Classer et archiver des documents

Gestion des candidatures des étudiants (e candidat, étude en France, mon master, parcoursup...)

• Vérifier la complétude des dossiers de candidatures des étudiants

• Saisir et mettre à jour les informations sur les différentes plateformes de candidatures tout au long des campagnes

• Participer à la préparation des campagnes de recrutement des étudiants et saisir les mises à jour dans les outils

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée

• Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...)

• Outils bureautique (word, excel, internet...)

• Etre à l'aise avec les plateformes de gestion dématérialisée et outils informatiques

Compétences métier :

• Réception et prise en charge des messages

• Enregistrement, classement, distribution de documents

• Rédaction de messages simples

• Savoir rendre compte

Compétences comportementales :

• Rigueur, organisation

• Sens du service public

• Sens relationnel, courtoisie

• Travail en équipe, autonomie

• Disponibilité et confidentialité

Contraintes liées au poste : être disponible lors des pics d'activité (rentrée, inscriptions, examens) et aux horaires d'ouverture du public.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social