Gestionnaire du bureau formation F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. AMU fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". AMU recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

L 'Institut Nationale Supérieur du Professorat et de l’Éducation (INSPE) accueille sur le site d'Aix chaque année plus de 1 400 étudiants et fonctionnaires-stagiaires inscrits dans les quatre mentions du Master MEEF (Métiers de l'Enseignement, de l'Éducation et de la Formation).

Environ 180 personnels administratifs, enseignants et enseignants-chercheurs exercent leur activité sur le site. Le gestionnaire travaille sous la responsabilité hiérarchique de l'adjointe à la Responsable du Pôle Formation, et au sein d'une équipe de cinq personnes.

La mission principale consiste à assurer la gestion administrative et courante dans le domaine de la formation, en mettant en œuvre des actes administratifs et en facilitant la circulation de l'information.

L'accueil physique et téléphonique des différents interlocuteurs, tels que les étudiants, les fonctionnaires, les stagiaires et les enseignants, est également une activité essentielle.

La gestion de la scolarité des étudiants inscrits en Master MEEF requiert l'application rigoureuse de la réglementation, avec des tâches telles que les inscriptions administratives et pédagogiques, l'encaissement des droits d'inscription, l'établissement de listes d'émargement et l'organisation de groupes d'étudiants. Cela passe aussi par la gestion des conventions de stages. De ce fait, il est nécessaire de gérer les emplois du temps, suivre les mises en stage, contrôler les contrats de formation, et de surveiller l'assiduité. Il faut aussi organiser des évaluations, des soutenances, collecter et saisir les évaluations, participer à l'organisation des examens et enfin, gérer l'envoi des relevés de notes, des attestations de réussite, tout en assurant le classement et l'archivage des documents associés.

Nous recherchons un(e) Gestionnaire qui maîtrise les outils informatiques, qu'ils soient bureautiques (EXCEL, WORD, etc.) et de communication (Zoom, Skype, etc.).

Le candidat doit démontrer des compétences organisationnelles, de rigueur et de méthode. Il doit être capable de hiérarchiser les tâches, travailler en équipe, anticiper, et être force de proposition. Une expérience dans l'enseignement supérieur et une formation en gestion administrative seraient des atouts.

Poste à pourvoir dès le 2 septembre 2024 – CDD 12mois – renouvellement possible

Temps complet – du lundi au vendredi

Rémunération : 1491,49€ net / mois puis 1555,79€ net / mois après un an de contrat

Localisation du poste : 2 Av. Jules Isaac, 13626 Aix-en-Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social