Secrétaire de direction - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

L’UFR Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH), avec ses 16 000 étudiants, 26 départements et 16 laboratoires, illustre cette mission en associant innovation, recherche et formation. Forte d’un esprit d’équipe, l’administration et les équipes pédagogiques travaillent chaque jour pour offrir un environnement inclusif, humain et propice à l’épanouissement de chacun, que ce soit les étudiants, les enseignants ou les personnels.

Intégrer AMU et ALLSH, c’est rejoindre une structure à taille humaine au cœur d’un projet universitaire d’avenir.

Au cœur de la vie de la faculté, la personne recrutée contribue activement au bon fonctionnement de la direction administrative et constitue un interlocuteur privilégié pour les étudiants, enseignants, personnels et visiteurs. Elle assure leur accueil, les informe et les oriente, tout en organisant les agendas et en facilitant la coordination des réunions.

Véritable appui administratif de la direction, la personne recrutée prend en charge le suivi des contrats étudiants, de leur publication jusqu’à leur mise en paiement. Elle assure également le suivi des commandes, des fournitures et des demandes d’occupation des locaux, ainsi que la gestion des autorisations d’absence à l’étranger, dans le respect des procédures en vigueur.

Polyvalente et organisée, elle rédige les courriers, diffuse les informations, actualise les bases de données et facilite la circulation des informations auprès des équipes. Elle participe également à la préparation et à l’organisation des événements de la faculté, contribuant ainsi à la qualité de l’accueil et au bon déroulement de la vie collective.

Conditions particulières d’exercice :

Le secrétariat de direction implique une permanence tout au long de l’année, avec des contraintes de calendrier en termes de dates de prise de congés, notamment en été. Une amplitude horaire journalière large devant également être assurée, les horaires peuvent s’avérer décalés par rapport aux horaires de bureau classiques.

Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et avez un sens aigu du service public ? Ce poste est fait pour vous ! Nous recherchons une personne dotée de solides compétences techniques et relationnelles, capable de contribuer activement au bon fonctionnement de notre structure.

Vous maîtrisez les techniques d’accueil, de communication et de secrétariat, ainsi que la rédaction de documents administratifs (courriers, PV, notes de service). À l’aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, etc.), vous savez gérer efficacement les systèmes de classement et connaissez les règles d’organisation propres à une université et au service public.

Polyvalent(e) et réactif(ve), vous êtes capable de traiter des dossiers variés dans une même journée, tout en priorisant vos tâches pour respecter les échéances. Votre autonomie, votre capacité à prendre des initiatives et votre adaptabilité vous permettent de relever les défis d’un environnement professionnel en constante évolution.

Côté savoir-être, votre sens de la diplomatie, vos aptitudes relationnelles et votre discrétion font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance. Vous aimez travailler en équipe tout en sachant organiser et planifier vos activités avec précision.

Poste à pourvoir en septembre ou début octobre - CDD 12 mois - Renouvellement possible

Temps de travail : 39h10 ou 37h30 – du lundi au vendredi

Rémunération : 1520,02€ net / mois  

Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN, 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social