Secrétaire de scolarité : Gestion des examens des étudiants en situation de handicap, des étudiants délocalisés et gestion des bonus - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Première université francophone avec 84 000 étudiants et 8 500 personnels, Aix Marseille Université (amU) délivre plus de 1 000 diplômes au sein de ses 17 facultés, écoles et instituts de formation. Ses 54 sites, implantés sur 4 départements et 10 villes, constituent un atout considérable pour le développement économique du territoire.

Université de recherche intensive, labélisée Initiative d’Excellence, amU abrite 123 structures de recherche, 13 écoles doctorales et 21 instituts d’établissement interdisciplinaires. Université socialement engagée, elle agit en faveur de la diversité, de l’inclusion et de la lutte contre la précarité. Dans un monde en constante évolution, elle s’investit pleinement dans sa mission : accompagner les réussites collectives et individuelles qui participent au progrès de la société.

Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.
amU s’engage à promouvoir l'inclusion et l'égalité, en créant un environnement où chaque individu est valorisé et respecté.

Rejoignez-nous pour bâtir un avenir où la diversité est notre plus grande force.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7oDBYLGnwPk?si=0S2Bnmvwxi7mwcxO

La scolarité de la Faculté des Arts, Lettres, Langues et Sciences Humaines (ALLSH) a pour mission de répondre aux besoins de l’étudiant dans le respect du principe de continuité de service (contraintes liées aux amplitudes horaires et aux périodes de congés). Il repose sur la mutualisation des compétences et des ressources humaines de la fonction scolarité de la composante ainsi que sur la polyvalence des agents qui y sont affectés.

Le Bureau des examens d'ALLSH d'Aix-Marseille Université est un service essentiel de la scolarité qui garantit l'organisation et la sécurisation de l'ensemble des opérations liées aux évaluations des étudiants. La faculté accueille chaque année plus de 15 000 étudiants répartis sur plusieurs sites et dans de nombreuses disciplines, ce qui confère au bureau des examens un rôle central dans le bon déroulement de l'année universitaire.

Au sein du service de scolarité, vous participez à l’ensemble des opérations liées au parcours administratif de l’étudiant, de la candidature jusqu’à la délivrance du diplôme. Sous l’autorité du chef de bureau, vous contribuez au bon déroulement des activités de gestion pédagogique et au suivi des examens dans un environnement qui requiert rigueur, organisation et sens du service.

Vous assurez l’organisation et le suivi des examens des étudiants en situation de handicap ainsi que des étudiants délocalisés. À ce titre, vous vérifiez la conformité des inscriptions pédagogiques, mettez en œuvre les aménagements d’examens, coordonnez les échanges avec les équipes pédagogiques et les partenaires concernés, et garantissez le respect des procédures de confidentialité et de sécurisation des sujets et des copies. Vous participez également à la préparation logistique des épreuves, au suivi des plannings et à l’accompagnement des étudiants tout au long du processus d’examen.

Vous prenez également en charge la gestion des points bonus (sport, engagement étudiant, culture, etc.) en contrôlant les inscriptions pédagogiques et en assurant la mise à jour des données transmises par les différents partenaires internes et externes.

Ce poste vous place au cœur de la vie étudiante et vous permet de contribuer directement à la qualité du service rendu aux usagers. Il nécessite une capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers, à coordonner de nombreux interlocuteurs et à garantir la fiabilité des opérations administratives, notamment lors des périodes de forte activité liées aux inscriptions et aux examens.

PRINCIPAUX INTERLOCUTEURS :

• Les enseignants,

• Les étudiants,

• Les gestionnaires des bureaux d'appui à la pédagogie d'ALLSH,

• Les services d'ALLSH et de l'Université : Direction des Relations Internationales, Service de Formation A Distance, etc.

Vous maîtrisez les outils bureautiques et disposez d'un niveau intermédiaire minimum sur Excel, indispensable pour assurer le suivi et le contrôle des données liées à l'activité.

Doté(e) d'une excellente aisance relationnelle, vous appréciez le travail en équipe et savez interagir avec des interlocuteurs variés dans un environnement de travail transversal.

Rigoureux(se) et organisé(e), vous gérez efficacement plusieurs dossiers en parallèle, respectez les échéances et garantissez la fiabilité des informations traitées.

Réactif(ve) et adaptable, vous savez faire face aux périodes de forte activité, qui peuvent nécessiter ponctuellement un élargissement des horaires de travail, notamment lors des campagnes d'inscription et des sessions d'examens.

• Poste à pourvoir dès que possible – CDD 12 mois – renouvellement possible

• Temps complet – du lundi au vendredi

• Rémunération : 1491€ net / mois environ puis 1555€ net / mois environ après un an de contrat

• Localisation du poste : 29 avenue Robert SCHUMAN – 13100 Aix en Provence

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75%

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social