Responsable du service de scolarité Pharmacie F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€.
5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France.

La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques.
Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes".
Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La faculté de Pharmacie est une composante d’Aix-Marseille Université qui forme des acteurs de santé publique, experts du médicament et des autres produits de santé. Elle compte 2500 étudiants.

Dans un contexte en pleine évolution, tant sur le plan des métiers que de la formation, elle s’inscrit totalement dans la politique d’interdisciplinarité, de professionnalisation et d’innovation d’Aix Marseille Université, tout en développant une culture d‘établissement et une ouverture à l’international.

Missions

La personne recrutée est chargée de manager une équipe, de s’assurer de la mise en œuvre, du suivi et de l’expertise des procédures et actes relevant du domaine de la scolarité et de piloter la gestion administrative de l’offre de formation.

Activités principales

Management de l’équipe de scolarité

• Assurer l'encadrement et l’animation de l’équipe de gestionnaires de scolarité

• Contribuer à la professionnalisation des acteurs de la scolarité et former les gestionnaires sur les évolutions des activités

• Conduire les entretiens professionnels des agents 

• Aider à la décision en mesurant l’activité du service, évaluant et analysant les actions entreprises

• Garantir l’adéquation entre les moyens humaines et les activités attendues

• Accompagner les changements opérationnels et/ou organisationnels

• Assurer la collaboration entre le service et les partenaires internes et externes à la composante

 Organisation du fonctionnement des activités de scolarité

• Coordonner les activités du service et veiller au respect des échéances

• Concevoir, élaborer et gérer les procédures liées à la gestion de la scolarité dans le respect de la réglementation et apporter son expertise

• Superviser le cadrage, la mise en place et le suivi des différentes opérations de gestion (campagne d’inscriptions, planning, examens, jurys, délivrance des documents aux usagers)

• Garantir la légalité des actes, décisions et procédures mises en œuvre dans le domaine de la scolarité et assurer la veille réglementaire

• Participer à l’instruction des dossiers sensibles et complexes et des situations de litiges en mobilisant les expertises internes et externes

• Proposer une rationalisation des méthodes de travail et des différentes procédures 

• Piloter l’activité en élaborant des tableaux de bords, des indicateurs et des bilans statistiques

• Assister et conseiller l’équipe de direction de la composante

• Assurer la préparation du conseil des Etudes et de la Vie Etudiante de la faculté

• S’assurer de l’intégration de la modélisation de l’offre de formation dans le SI de scolarité

Régisseur de recettes 

Gérer la régie de recette des inscriptions

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la Directrice Administrative

Vous possédez une bonne connaissance du statut et de l’environnement réglementaire des EPSCP, ainsi que des règles liées à la scolarité, au management et à la conduite de projet.

Vous savez piloter des projets, fédérer et encadrer une équipe, tout en gérant priorités et situations sensibles.

Vous êtes une personne rigoureuse et réactive, vous alliez sens relationnel, esprit d’initiative et capacité d'adaptation.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés (avec soin par un humain, et non par une IA), et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Selon le cadre de la structure, une flexibilité dans l’organisation de la semaine de travail est possible : deux dispositifs ouverts dès 2 mois d’ancienneté en accord avec le manager : Le télétravail et la semaine en 4j ou 4,5j

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an (varie selon l’organisation choisie et le temps de travail)

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social