Gestionnaire de scolarité - Pôle examens - F/H

Et si vous rejoigniez une structure en pleine mutation vers l’université de demain ?

Au premier rang des universités françaises et francophones, Aix-Marseille Université (AMU) regroupe 78 000 étudiants, 8 000 personnels, 122 structures de recherche en lien avec les plus grands organismes dans ce domaine et un budget de 720 M€. 5 grands campus accueillent les étudiants et tous les champs universitaires qu’il est possible d’étudier en France. La diversité des sites permet de proposer aujourd’hui des opportunités de carrière uniques. Aix-Marseille Université fait partie de l'alliance CIVIS pour la création des "Universités Européennes". Aix-Marseille Université recrute et reconnait tous les talents, ses offres d'emplois sont handi-accessibles.

AMU en vidéo : https://youtu.be/7-Hrtn-l2Qk

La Faculté de droit et de science politique d'Aix-Marseille Université accueille chaque année environ 11 000 étudiants sur ses trois sites: Aix-en-Provence (9000), Marseille (1800) et Arles (220).

Organisée autour de services centraux d'appui, d'instituts facultaires et d'unités de recherche, elle a pour mission principale de former les étudiants et les préparer aux diplômes.

Le service scolarité est composé d'environ 30 agents sur les 3 sites, il est en charge de l'accompagnement des étudiants tout au long de leur cursus.

Le gestionnaire est placé sous la responsabilité du chef de service. L'équipe du pôle examens est composée de 7 agents plus particulièrement en charge de l'organisation des examens de licence et de master pour le site d'Aix en Provence et en coordination pour les 2 autres sites.

Missions principales:

• Orienter, informer, renseigner les étudiants sur le régime des examens de la FDSP Appliquer les décisions et la règlementation relative aux examens

• Participer à l'organisation logistique des examens

• Préparation matérielle des épreuves (réservation de salle, reprographie, inventaire ...) Suivi et diffusion des calendriers

• Suivi et diffusion des convocations

• Suivi des sessions d'examens délocalisées ou exceptionnelles Saisie des notes

• Préparation et application des délibérations Affichage des résultats

• Suivi et préparation des recours

• Préparer, en lien avec les enseignants, les demandes de consultation de copies Appui à l'ensemble des activités du pôle examens si nécessaire

• Appui à l'ensemble des activités du pôle examens si nécessaire

Compétences et connaissances :

Connaissances :

• Connaissance du fonctionnement des Universités appréciée Techniques de secrétariat (gestion courriers, courriels, archivage...) Outils bureautique (word, excel, internet...)

• Etre à l'aise avec les plateformes de gestion dématérialisée et outils informatiques

Compétences métier :

• Réception et prise en charge des dossiers Enregistrement, classement, distribution de documents Rédaction de messages simples

• Savoir rendre compte

Compétences comportementales :

• Rigueur, organisation

• Polyvalence

• Sens relationnel, courtoisie

• Travail en équipe indispensable

• Disponibilité et confidentialité

Contraintes liées au poste : être disponible lors des pics d'activité (inscriptions, examens) et aux horaires d'ouverture du public. L'amplitude horaire peut être modifiée lors de ces périodes.

Un processus de recrutement fluide et transparent :

À réception de votre candidature, deux étapes : un échange téléphonique personnalisé avec les candidats sélectionnés, et un entretien avec les responsables de notre structure.
En cas de réussite, nous mettrons tout en œuvre pour confirmer votre recrutement rapidement. À votre arrivée, vous bénéficiez d'un parcours d'accueil et d'intégration, ainsi que de formations adaptées à vos besoins pour favoriser votre développement professionnel.

Rejoindre AMU, c’est bénéficier d’un environnement de travail socialement engagé :

- Une flexibilité du travail : la possibilité de télétravailler jusqu'à 2 jours par semaine après seulement 6 mois d'ancienneté selon le service concerné

- Un équilibre des temps de vie : bénéficiez jusqu'à 50 jours de congés dès la première année, puis 58 jours après un an

- Une prime mensuelle et annuelle dès 12 mois d’ancienneté pour les agents non titulaires et application du RIFSEEP pour les titulaires

- Un accompagnement personnalisé pour les personnels en situation de handicap

- La prise en charge des transports en commun à hauteur de 75% compatible avec un forfait mobilité durable

- La possibilité d’une place de parking ou d’un forfait mobilité durable pour l'utilisation de cycles sur les trajets domicile-travail

- Un accès à des prestations dans différents domaines : loisir, sport, culture et social